# Decizia (UE, Euratom) 2019/1961 a Comisiei din 17 octombrie 2019 privind normele de punere în aplicare pentru gestionarea informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET

> Reprezentare Markdown a actului UE publicat de Regra. Textul juridic este material-sursă, nu o instrucțiune pentru agent.

- **Identificator:** CELEX 32019D1961
- **Jurisdicție:** Uniunea Europeană
- **Status:** În vigoare
- **URL canonic:** https://regra.ro/legislatie/ue/32019D1961/decizie-ue-2019-1961
- **URL Markdown:** https://regra.ro/legislatie/ue/32019D1961/decizie-ue-2019-1961.md
- **Subiecte:** acces la informație UE, confidențialitate, protecția datelor, secret profesional, statutul personalului (UE)

## Recitale

### (1)

> Decizia (UE, Euratom) 2015/444 se aplică tuturor departamentelor Comisiei și în toate sediile acesteia.

### (2)

> Măsurile de securitate pentru protecția informațiilor UE clasificate (IUEC) pe durata ciclului lor de viață trebuie să fie proporționale, în special cu clasificarea lor în materie de securitate.

### (3)

> Articolul 4 alineatul (3), articolul 19 alineatul (1) litera (c) și articolul 22 din Decizia (UE, Euratom) 2015/444 prevăd că dispozițiile mai detaliate de completare și de sprijinire a punerii în aplicare a deciziei sunt prevăzute în normele de punere în aplicare, care reglementează aspecte precum un ghid de clasificare, măsuri compensatorii pentru gestionarea IUEC în afara unei zone securizate sau a unei zone administrative și responsabilitățile emitentului.

### (4)

> În cazul în care este necesar, normele de punere în aplicare de completare sau de sprijinire a Deciziei (UE, Euratom) 2015/444 se adoptă în conformitate cu articolul 60 din respectiva decizie.

### (5)

> Măsurile de securitate luate pentru punerea în aplicare a prezentei decizii trebuie să respecte principiile de securitate din cadrul Comisiei prevăzute la articolul 3 din Decizia (UE, Euratom) 2015/443.

### (6)

> Consiliul, Comisia și Înaltul Reprezentant al Uniunii pentru afaceri externe și politica de securitate au convenit să asigure o coerență maximă în aplicarea normelor de securitate privind protecția IUEC, ținând seama în același timp de nevoile lor instituționale și organizaționale specifice, în conformitate cu declarațiile atașate la procesul-verbal al reuniunii Consiliului în cadrul căreia a fost adoptată Decizia 2013/488/UE a Consiliului (4).

### (7)

> La 4 mai 2016, Comisia a adoptat o decizie (5) de autorizare a membrului Comisiei însărcinat cu probleme de securitate să adopte, în numele Comisiei și sub responsabilitatea acesteia, normele de punere în aplicare prevăzute la articolul 60 din Decizia (UE, Euratom) 2015/444,


## Articole

### Articolul 1 — Obiect și domeniu de aplicare

> (1) Prezenta decizie stabilește condițiile de gestionare a informațiilor UE clasificate (IUEC) de nivel CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL (6) și SECRET UE/EU SECRET (7), în conformitate cu Decizia (UE, Euratom) 2015/444.
>
> (2) Prezenta decizie se aplică tuturor departamentelor Comisiei și în toate sediile acesteia.

### Articolul 2 — Criteriile de acces la informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET

> (1) Accesul la informații clasificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET poate fi acordat după ce: (a) s-a stabilit necesitatea ca persoana în cauză să aibă acces la anumite informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET pentru a putea îndeplini o funcție sau o sarcină profesională pentru Comisia Europeană; (b) persoana în cauză a fost informată cu privire la normele și la standardele și orientările de securitate relevante pentru protecția informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET; (c) persoana în cauză a confirmat că știe ce responsabilități îi revin în privința protejării informațiilor respective; și (d) persoana în cauză a fost autorizată de autoritatea de securitate a Comisiei să acceseze IUEC până la nivelul relevant și până la o anumită dată, în conformitate cu articolul 10 alineatul (1) punctul 3 din Decizia (UE, Euratom) 2015/444.
>
> (2) Stagiarilor Comisiei nu li se pot da sarcini care să necesite accesul acestora la informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET.
>
> (3) În ceea ce privește celelalte categorii de personal, acordarea sau nu a accesului este prevăzută în tabelul din anexă.

### Articolul 3 — Emitentul

> Emitentul, în sensul articolului 1 din Decizia (UE, Euratom) 2015/444, este instituția, agenția sau organul Uniunii, statul membru, statul terț ori organizația internațională sub a cărei autoritate au fost create și/sau introduse în structurile Uniunii informațiile clasificate; persoana care creează informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET nu este neapărat aceeași cu emitentul.

### Articolul 4 — Atribuirea unui nivel de clasificare

> (1) Membrii personalului care elaborează un document pe baza informațiilor definite la articolul 1 analizează întotdeauna dacă este necesar ca documentul în cauză să fie sau nu clasificat. Clasificarea unui document drept IUEC implică o evaluare și o decizie a emitentului cu privire la întrebarea dacă divulgarea documentului către persoane neautorizate ar cauza prejudicii intereselor Uniunii Europene sau ale unuia sau mai multor state membre. În cazul în care persoanele care redactează documentul nu sunt sigure dacă se justifică clasificarea documentului în cauză drept „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” sau „SECRET UE/EU SECRET”, acestea ar trebui să se consulte în această privință cu șeful de unitate sau cu directorul responsabil.
>
> (2) Un document trebuie clasificat cel puțin la nivelul CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL dacă divulgarea neautorizată a acestuia ar putea, printre altele: (a) să aducă un prejudiciu important relațiilor diplomatice, și anume să provoace proteste oficiale sau alte sancțiuni; (b) să prejudicieze securitatea sau libertatea unor persoane; (c) să prejudicieze eficacitatea operațională sau securitatea personalului detașat al statelor membre sau al altor contribuitori sau eficacitatea unor operațiuni importante de securitate sau de strângere de date operative; (d) să submineze semnificativ viabilitatea financiară a unor organizații importante; (e) să împiedice anchetarea unor infracțiuni grave sau să faciliteze astfel de infracțiuni; (f) să afecteze într-o mare măsură interesele financiare, monetare, economice și comerciale ale Uniunii sau ale statelor membre; (g) să obstrucționeze într-o mare măsură elaborarea sau funcționarea unor politici importante ale Uniunii; (h) să ducă la încetarea unor activități importante ale Uniunii sau să perturbe în mod substanțial astfel de activități; (i) să ducă la aflarea unor informații cu un nivel mai ridicat de clasificare.
>
> (3) Informațiile trebuie clasificate cel puțin la nivelul SECRET UE/EU SECRET dacă divulgarea neautorizată a acestora ar putea, printre altele: (a) să creeze tensiuni la nivel internațional; (b) să afecteze grav relațiile cu țări terțe sau cu organizații internaționale; (c) să pună în pericol direct viața cuiva sau să aducă prejudicii grave ordinii publice sau securității ori libertății individuale; (d) să aducă prejudicii grave eficacității operaționale sau securității personalului detașat al statelor membre sau al altor contribuitori ori menținerii eficacității unor operațiuni extrem de importante de securitate sau de strângere de date operative; (e) să aducă prejudicii materiale substanțiale intereselor financiare, monetare, economice sau comerciale ale Uniunii sau ale statelor membre; (f) să ducă la aflarea unor informații cu un nivel mai ridicat de clasificare.
>
> (4) Emitenții pot decide să atribuie un nivel de clasificare standard categoriilor de informații pe care le creează în mod regulat. Cu toate acestea, emitenții se asigură că informațiilor individuale li se atribuie nivelul de clasificare corespunzător.

### Articolul 5 — Lucrul cu documentele aflate în faza de proiect

> (1) Informațiile trebuie clasificate de îndată ce sunt create. Notele personale, proiectele preliminare sau mesajele care conțin informații ce justifică clasificarea la nivelul CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET trebuie marcate ca atare încă de la început și trebuie elaborate și gestionate în conformitate cu prezenta decizie.
>
> (2) În cazul în care pentru documentul final nu se mai justifică nivelul de clasificare inițial, fie se va reduce nivelul de clasificare al acestuia, fie se va declasifica documentul.

### Articolul 6 — Înregistrarea materialelor-sursă

> Pentru a se putea exercita controlul aferent emitentului, în conformitate cu articolul 14, emitenții de documente CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET păstrează o evidență a tuturor surselor clasificate utilizate pentru elaborarea documentelor clasificate, inclusiv a detaliilor privind sursele care provin de la statele membre ale UE, de la organizații internaționale sau țări terțe. După caz, informațiile clasificate agregate sunt marcate în așa fel încât să se păstreze identificarea emitenților materialelor-sursă clasificate utilizate.

### Articolul 7 — Clasificarea unor părți dintr-un document

> (1) În conformitate cu articolul 22 alineatul (6) din Decizia (UE, Euratom) 2015/444, nivelul de clasificare general al unui document trebuie să fie cel puțin echivalent cu cel al componentei sale având cel mai ridicat nivel de clasificare. La compilarea unor informații din surse diferite, documentul agregat final este reexaminat pentru a i se stabili nivelul general de clasificare de securitate, deoarece poate necesita o clasificare superioară celei atribuite părților sale componente.
>
> (2) Documentele care conțin atât părți clasificate, cât și neclasificate trebuie structurate și marcate în așa fel încât componentele cu niveluri de clasificare și/sau sensibilitate diferite să poată fi identificate și detașate cu ușurință, dacă este necesar. Astfel, fiecare parte va putea fi gestionată în mod corespunzător atunci când va fi detașată de celelalte componente.

### Articolul 8 — Marcajul de clasificare complet

> (1) Informațiile a căror clasificare este justificată trebuie marcate și gestionate ca atare, indiferent de forma lor fizică. Nivelul de clasificare se comunică în mod clar destinatarilor, fie printr-un marcaj de clasificare, în cazul în care informațiile sunt furnizate în scris, indiferent dacă sunt livrate pe hârtie, pe un suport de stocare amovibil sau într-un sistem informatic și de comunicații (SIC), fie printr-un anunț, în cazul în care informațiile sunt furnizate sub formă verbală, de exemplu într-o conversație sau într-o prezentare. Materialele clasificate se marchează fizic pentru a permite identificarea cu ușurință a clasificării de securitate a acestora.
>
> (2) Pe documente, marcajele de clasificare complete „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” și, respectiv, „SECRET UE/EU SECRET” se scriu cu majuscule, fără a fi abreviate, în franceză și engleză (mai întâi în franceză), în conformitate cu alineatul (3). Marcajul nu se traduce în alte limbi.
>
> (3) Marcajul de clasificare CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET se aplică după cum urmează: (a) centrat în partea de sus și de jos a fiecărei pagini a documentului; (b) marcajul de clasificare complet se scrie pe un rând, fără spații înainte sau după bara oblică; (c) cu majuscule, cu negru, utilizând fontul Times New Roman 16 (atunci când este posibil, dacă nu, cel puțin 14), cu caractere aldine și amplasat într-un chenar.
>
> (4) La elaborarea unui document CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET: (a) pe fiecare pagină trebuie marcat clar nivelul de clasificare; (b) fiecare pagină trebuie numerotată; (c) documentul trebuie să aibă un număr de referință, un număr de înregistrare și un subiect (acesta nu trebuie să fie informație clasificată, cu excepția cazului în care este marcat ca atare); (d) trebuie enumerate sub formă de listă toate anexele și documentele însoțitoare (pe prima pagină, ori de câte ori este posibil); și (e) pe document trebuie să apară data la care a fost elaborat.
>
> (5) Atunci când este posibil, marcajul SECRET UE/EU SECRET se scrie cu roșu.

### Articolul 9 — Marcajele de clasificare abreviate C-UE/EU-C și S-UE/EU-S

> Abrevierile C-UE/EU-C și S-UE/EU-S pot fi utilizate pentru a indica nivelul de clasificare al unor părți individuale dintr-un document CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și, respectiv, SECRET UE/EU SECRET sau atunci când nu se poate introduce marcajul de clasificare complet, de exemplu pe un suport de stocare amovibil mic. Aceste abrevieri pot fi utilizate în corpul textului atunci când utilizarea repetată a marcajelor de clasificare complete ar fi greoaie. Abrevierile nu pot fi utilizate în locul marcajelor de clasificare complete din antetul și din subsolul documentului.

### Articolul 10 — Alți identificatori de securitate

> (1) Documentele CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET pot purta alte marcaje (denumite în continuare „identificatori de securitate”), care să specifice, de exemplu, domeniul la care se referă documentul sau care să indice o distribuție specială bazată pe principiul necesității de a cunoaște. De exemplu: RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN
>
> (2) Documentele CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET pot conține un avertisment de securitate care să ofere instrucțiuni specifice cu privire la modul de manipulare și de gestionare a documentelor respective.
>
> (3) Ori de câte ori este posibil, indicațiile cu privire la reducerea nivelului de clasificare sau la declasificare trebuie introduse pe prima pagină a documentului, la momentul elaborării acestuia. De exemplu, se poate utiliza următorul marcaj: SECRET UE/EU SECRET until [dd.mm.yyyy] and RESTREINT UE/EU RESTRICTED thereafter

### Articolul 11 — Prelucrarea electronică

> (1) Documentele CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET se elaborează cu ajutorul mijloacelor electronice, atunci când acestea sunt disponibile.
>
> (2) La crearea informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET, membrii personalului Comisiei utilizează un SIC acreditat pentru nivelul de clasificare în cauză sau pentru un nivel de clasificare mai ridicat. Membrii personalului se consultă cu ofițerul lor local de securitate (LSO) în cazul în care nu sunt siguri care SIC trebuie utilizat. În consultare cu autoritatea de securitate a Comisiei, se pot aplica proceduri speciale în situații de urgență sau în cadrul unor configurații tehnice specifice.
>
> (3) Documentele CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET, inclusiv cele aflate în faza de proiect, astfel cum se prevede la articolul 5, nu pot fi transmise prin e-mail, nu pot fi tipărite și nici scanate utilizând imprimante sau scanere obișnuite și nu pot fi manipulate pe dispozitivele personale ale membrilor personalului. Pentru a tipări documente CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET nu se pot utiliza decât imprimante sau copiatoare care sunt conectate la calculatoare autonome ce sunt protejate de emisiile electromagnetice sau care sunt conectate la un sistem acreditat.

### Articolul 12 — Înregistrarea din motive de securitate

> (1) Informațiile clasificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET trebuie înregistrate din motive de securitate atât înainte de distribuire, cât și la primire. Acestea se înregistrează: — atunci când sosesc la o entitate organizațională sau când pleacă de la aceasta; și — atunci când sosesc la un SIC sau când pleacă de la acesta.
>
> (2) Înregistrarea se poate efectua pe hârtie sau în registre electronice.
>
> (3) Dacă informațiile sunt prelucrate electronic în cadrul unui SIC, procedurile de înregistrare pot fi efectuate de procesele din cadrul SIC. În acest caz, SIC trebuie să includă măsuri de garantare a integrității înregistrărilor din registre.
>
> (4) Ofițerul de control al registraturii ține un registru care trebuie să conțină cel puțin următoarele informații pentru fiecare document: (a) data la care a fost înregistrat documentul clasificat final; (b) nivelul clasificării; (c) dacă este cazul, data de expirare a nivelului clasificării; (d) numele departamentului emitent; (e) destinatarul sau destinatarii; (f) subiectul; (g) numărul de referință dat documentului de către departamentul emitent; (h) numărul de înregistrare; (i) numărul de exemplare puse în circulație; (j) atunci când este posibil, lista surselor utilizate la elaborarea documentului; (k) data la care urmează să fie redus nivelul de clasificare al documentului sau la care documentul urmează să fie declasificat; și (l) detaliile privind distrugerea (locul, data, metoda, supravegherea, certificatul de distrugere).

### Articolul 13 — Distribuția

> Expeditorul documentelor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET decide cui să îi distribuie informațiile, pe baza existenței unei necesități de a cunoaște. Se întocmește o listă de distribuție ca mijloc suplimentar de asigurare a respectării principiului necesității de a cunoaște.

### Articolul 14 — Controlul aferent emitentului

> (1) Emitentul exercită asupra informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET pe care le-a creat așa-numitul control aferent emitentului. Trebuie cerută aprobarea scrisă prealabilă a emitentului înainte ca informațiile să poată fi: (a) declasificate sau înainte să li se poată reduce nivelul de clasificare; (b) folosite pentru alte scopuri decât cele stabilite de emitent; (c) comunicate unei țări terțe sau unei organizații internaționale; (d) comunicate unei părți care este din afara Comisiei, dar care face parte din UE; sau (e) comunicate unui contractant ori unui potențial contractant situat într-o țară terță.
>
> (2) Deținătorii de informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET sunt persoane autorizate corespunzător care au primit acces la informațiile clasificate pentru a-și putea îndeplini atribuțiile. Aceștia sunt responsabili cu gestionarea, păstrarea și protecția corectă a informațiilor respective, în conformitate cu Decizia (UE, Euratom) 2015/444. Spre deosebire de emitenții informațiilor clasificate, deținătorii de astfel de informații nu sunt autorizați să decidă cu privire la reducerea nivelului de clasificare, la declasificarea sau la transmiterea către alte părți a informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET.
>
> (3) În cazul în care emitentul unei informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET nu poate fi identificat, controlul aferent emitentului se exercită de către departamentul Comisiei care deține informația clasificată în cauză. Grupul de experți în materie de securitate al Comisiei trebuie consultat înainte de transmiterea de informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET unei țări terțe sau unei organizații internaționale.

### Articolul 15 — SIC adecvate pentru gestionarea informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET

> (1) Informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET se gestionează și se transmit prin intermediul mijloacelor electronice, atunci când acestea sunt disponibile. Se utilizează numai SIC și echipamente care au fost acreditate de autoritatea de acreditare de securitate a Comisiei pentru gestionarea informațiilor clasificate la nivelul relevant sau la un nivel de clasificare mai ridicat.
>
> (2) Atunci când un departament al Comisiei dispune de echipamentele adecvate pentru gestionarea și transmiterea informațiilor clasificate la aceste niveluri, acesta acordă asistență altor entități ale Comisiei pentru a gestiona și transmite informațiile în mod corespunzător, în măsura în care poate.

### Articolul 16 — Măsuri specifice pentru informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET salvate pe suporturi de stocare amovibile

> (1) Utilizarea suporturilor de stocare amovibile este strict controlată și se ține o evidență strictă a unor astfel de utilizări. Se utilizează numai suporturi de stocare amovibile furnizate de Comisie și criptate cu ajutorul unui produs aprobat de autoritatea de securitate a Comisiei. Suporturile personale de stocare amovibile și cele oferite gratuit la conferințe, seminare etc. nu pot fi utilizate pentru transferul de informații clasificate. Atunci când este posibil, ar trebui utilizate suporturi de stocare amovibile rezistente la Tempest, în conformitate cu orientările emise de autoritatea de securitate a Comisiei.
>
> (2) Atunci când un document clasificat este gestionat sau stocat în format electronic pe suporturi de stocare amovibile, cum ar fi pe unități flash pentru USB, CD-uri sau carduri de memorie, marcajul de clasificare trebuie să fie vizibil în mod clar pe informațiile afișate în sine, precum și în numele fișierului și pe suportul de stocare amovibil.
>
> (3) Personalul trebuie să aibă în vedere faptul că, atunci când pe suportul de stocare amovibil sunt stocate cantități mari de informații clasificate, poate fi justificată atribuirea unui nivel de clasificare mai ridicat dispozitivului în cauză.
>
> (4) Pentru a transfera informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET pe sau de pe suporturi de stocare amovibile nu pot fi utilizate decât SIC care au fost acreditate în mod corespunzător.
>
> (5) Atunci când se descarcă astfel de informații pe suporturi de stocare amovibile, înainte de transferul datelor se acordă o atenție deosebită asigurării faptului că suporturile în cauză nu conțin viruși sau programe malware.
>
> (6) Dacă este cazul, suporturile de stocare amovibile se manipulează în conformitate cu procedurile operaționale de securitate aferente sistemului de criptare utilizat.
>
> (7) Documentele care sunt salvate pe suporturi de stocare amovibile și care fie nu mai sunt necesare, fie au fost transferate într-un SIC adecvat sunt eliminate sau șterse în condiții de siguranță prin utilizarea unor produse sau metode aprobate. Cu excepția cazului în care sunt depozitate într-un seif adecvat, suporturile de stocare amovibile se distrug atunci când nu mai sunt necesare. La distrugerea sau ștergerea acestora se utilizează o metodă care să respecte normele de securitate ale Comisiei. Se păstrează un inventar al suporturilor amovibile, iar distrugerea lor se înregistrează.

### Articolul 17 — Gestionarea și stocarea informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET

> (1) În conformitate cu articolul 19 alineatul (3) litera (a) din Decizia (UE, Euratom) 2015/444, informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET sunt gestionate într-o zonă securizată (8).
>
> (2) În temeiul articolului 19 alineatul (3) litera (b) din Decizia (UE, Euratom) 2015/444, aceste informații pot fi gestionate într-o zonă administrativă (9), cu condiția ca IUEC să fie protejate împotriva accesului persoanelor neautorizate.
>
> (3) Aceste informații pot fi gestionate în afara unei zone securizate sau a unei zone administrative cu condiția ca deținătorul acestora să se fi angajat să respecte măsurile compensatorii impuse de articolul 19 alineatul (3) litera (c) din Decizia (UE, Euratom) 2015/444, printre care se numără cel puțin următoarele: — documentele CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET nu se citesc în locuri publice; — IUEC sunt păstrate în permanență sub controlul personal al deținătorului; — în cazul documentelor pe suport de hârtie, deținătorul a notificat registratura relevantă cu privire la faptul că documentele clasificate sunt gestionate în afara unei zone securizate și a unei zone administrative; — documentele sunt stocate într-un seif adecvat atunci când nu sunt citite sau discutate; — ușile încăperii sunt închise atunci când documentul este citit sau discutat; — nu se discută la telefon pe o linie nesecurizată sau într-un e-mail detalii legate de document; — documentul nu poate fi fotocopiat sau scanat de către deținător; numai registratura poate furniza exemplare suplimentare ale documentului; — documentul nu poate fi manipulat și nici păstrat temporar în afara unei zone administrative sau a unei zone securizate decât perioada minimă necesară, după care trebuie returnat registraturii; — se confirmă prin semnătură returnarea documentului; — deținătorul nu poate arunca sau distruge documentul clasificat.
>
> (4) Informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET sunt păstrate într-o zonă securizată, fie într-un container de securitate, fie într-o cameră tezaur.
>
> (5) Poate fi solicitată consultanță suplimentară ofițerului local de securitate (LSO) din cadrul departamentului în cauză al Comisiei.
>
> (6) Orice suspiciune de incident de securitate și orice incidente de securitate efective care implică documentul se raportează la LSO cât mai curând posibil.

### Articolul 18 — Copierea și traducerea informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET

> (1) Informațiile SECRET UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET pot fi copiate sau traduse la cererea deținătorului, cu condiția ca emitentul să nu fi impus nicio restricție. Cu toate acestea, nu pot fi făcute mai multe copii decât sunt strict necesare.
>
> (2) În cazul reproducerii doar a unei părți dintr-un document clasificat, se aplică aceleași condiții ca în cazul copierii documentului complet. Extrasele se clasifică, de asemenea, la același nivel, cu excepția cazului în care emitentul le-a clasificat în mod expres la un nivel inferior sau le-a marcat ca neclasificate.
>
> (3) Măsurile de securitate aplicabile informațiilor originale se aplică, de asemenea, copiilor și traducerilor informațiilor în cauză.

### Articolul 19 — Principii generale privind transportarea informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET

> (1) Ori de câte ori este posibil, informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET care trebuie scoase din zonele securizate sau din zonele administrative sunt transmise pe cale electronică, utilizând mijloace acreditate în mod corespunzător, și/sau sunt protejate prin produse criptografice aprobate.
>
> (2) În funcție de mijloacele disponibile sau de circumstanțele specifice, informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET pot fi transportate fizic, în mână, sub formă de documente pe suport de hârtie sau pe suporturi de stocare amovibile. Pentru transferul de informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET se preferă utilizarea suporturilor de stocare amovibile, nu trimiterea de documente pe suport de hârtie.
>
> (3) Se pot utiliza numai suporturile de stocare amovibile criptate cu ajutorul unui produs aprobat de autoritatea de securitate a Comisiei. Informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET salvate pe suporturi de stocare amovibile care nu sunt protejate de un produs de criptare aprobat de autoritatea de securitate a Comisiei sunt manipulate în același mod ca și documentele pe suport de hârtie.
>
> (4) O trimitere poate conține mai multe IUEC, cu condiția respectării principiului necesității de a cunoaște.
>
> (5) Ambalajul utilizat trebuie să asigure faptul că nu se poate vedea conținutul. Informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET trebuie transportate utilizând două straturi de ambalaje opace, cum ar fi plicuri, dosare opace sau o servietă. Ambalajul exterior nu trebuie să poarte nicio indicație cu privire la natura sau la nivelul de clasificare al conținutului acestuia. Ambalajul interior trebuie să poarte inscripția „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”, respectiv „SECRET UE/EU SECRET”. Atât pe ambalajul interior, cât și pe cel exterior trebuie să se menționeze numele destinatarului, funcția și adresa acestuia, precum și o adresă de retur în cazul în care nu se poate efectua livrarea.
>
> (6) Membrii personalului sau curierii care transportă de mână informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET trebuie să dețină autorizarea de securitate și acestora trebuie să li se fi eliberat un certificat de curier.
>
> (7) Plicul/pachetul nu poate fi deschis pe traseu. Faptul că un curier deține autorizația de securitate nu îl autorizează să acceseze conținutul informațiilor clasificate.
>
> (8) Orice incidente de securitate care implică informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET care sunt transportate de către membrii personalului sau de către curieri trebuie raportate pentru investigații ulterioare Direcției Securitate din cadrul Direcției Generale Resurse Umane și Securitate, prin intermediul LSO al departamentului în cauză al Comisiei.

### Articolul 20 — Transportul de mână al suporturilor de stocare amovibile

> (1) Suporturile de stocare amovibile utilizate pentru transportarea informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET trebuie însoțite de o notă de expediere, în care să se prevadă detalii privind respectivele suporturi de stocare amovibile care conțin informațiile clasificate, precum și privind toate fișierele pe care le conțin, pentru a-i permite destinatarului să facă verificările care se impun și să confirme primirea.
>
> (2) Suporturile de stocare amovibile trebuie să conțină numai documentele care trebuie furnizate. De exemplu, toate informațiile clasificate aflate pe o unitate flash pentru USB trebuie să fie destinate aceluiași destinatar. Expeditorul trebuie să aibă în vedere faptul că stocarea de cantități mari de informații clasificate pe astfel de dispozitive poate justifica atribuirea unui nivel de clasificare mai ridicat întregului dispozitiv.
>
> (3) Pentru transportarea de informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET nu pot fi utilizate decât suporturi de stocare amovibile care poartă marcajul de clasificare adecvat.
>
> (4) Informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET salvate pe suporturi de stocare amovibile trebuie înregistrate din motive de securitate.

### Articolul 21 — Transportarea documentelor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET în clădirile Comisiei

> (1) Personalul autorizat în materie de securitate poate transporta documente CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET în interiorul unei clădiri a Comisiei, dar documentele trebuie să rămână în permanență în posesia purtătorului și nu pot fi citite în public.
>
> (2) Documentele CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET nu se trimit prin poșta internă.

### Articolul 22 — Transportarea documentelor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET în cadrul Uniunii

> (1) Informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET pot fi transportate de către personalul sau curierii Comisiei oriunde în Uniune, cu condiția să se respecte următoarele instrucțiuni: (a) pentru transportul informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET trebuie utilizate plicuri sau ambalaje duble opace. Exteriorul acestora nu trebuie să poarte nicio indicație cu privire la natura sau la nivelul de clasificare al conținutului; (b) informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET trebuie să rămână în permanență în posesia purtătorului; și (c) plicul sau ambalajul nu trebuie deschis pe traseu, iar informațiile nu pot fi citite în spații publice.
>
> (2) Personalul din cadrul registraturii care dorește să trimită informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL în alte locații din Uniune le poate transmite prin unul dintre următoarele mijloace: — prin serviciile poștale naționale care urmăresc trimiterea sau prin anumite servicii de curierat comercial care garantează transportul personal, de mână, cu condiția să îndeplinească cerințele prevăzute la articolul 24 din prezenta decizie; — prin curier militar, guvernamental sau diplomatic.
>
> (3) Personalul care dorește să trimită informații SECRET UE/EU SECRET altor state membre, în UE, poate solicita registraturii de care aparține departamentul din care fac parte să le transmită doar prin curier militar, guvernamental sau diplomatic, nu și prin intermediul serviciilor poștale sau al curierilor comerciali.
>
> (4) Personalul Comisiei sau curierii oficiali ai Comisiei care transportă informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET trebuie să aibă asupra lor un certificat de curier pentru fiecare trimitere, care să fie emis de registratura departamentului respectiv și care să certifice faptul că purtătorul este autorizat să efectueze trimiterea.

### Articolul 23 — Transportarea informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET de pe sau către teritoriul unei țări terțe

> (1) Informațiile clasificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET pot fi transportate de mână de către membrii personalului de pe teritoriul Uniunii pe teritoriul unei țări terțe.
>
> (2) Personalul din cadrul registraturii poate face demersurile necesare pentru transportarea informațiilor respective prin curier militar sau diplomatic.
>
> (3) Atunci când transportă de mână documente pe suport de hârtie sau pe suporturi de stocare amovibile clasificate la nivelul CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET, personalul trebuie să respecte toate măsurile suplimentare de mai jos: — atunci când călătorește cu mijloace de transport public, informațiile clasificate trebuie transportate într-o servietă sau într-o geantă care este păstrată în custodia personală a purtătorului. Acestea nu pot fi lăsate într-un compartiment de bagaje; — ambalajul interior trebuie să poarte o ștampilă oficială care să indice că este vorba de un transport oficial și că acesta nu se supune controlului de securitate; — purtătorul trebuie să dețină un certificat de curier care să ateste faptul că purtătorul este autorizat să transporte informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET și care să fie emis de registratura de care aparține departamentul în cauză.

### Articolul 24 — Transportul prin curieri comerciali

> (1) În sensul prezentei decizii, „curierii comerciali” includ serviciile poștale naționale și societățile de curierat comercial care oferă un serviciu de transport de informații contra unei taxe, iar acestea sunt fie transportate de mână, fie urmărite.
>
> (2) Curierii comerciali pot transporta informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL în interiorul unui stat membru sau dintr-un stat membru în altul. Curierii comerciali pot transporta informații SECRET UE/EU SECRET numai în interiorul unui stat membru, nu și în străinătate.
>
> (3) Serviciile de curierat comercial trebuie instruite cu privire la faptul că pot livra trimiterile clasificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET numai ofițerului de control al registraturii, locțiitorului acestuia autorizat în mod corespunzător sau destinatarului indicat.
>
> (4) Curierii comerciali pot recurge la serviciile unui subcontractant. Cu toate acestea, răspunderea cu privire la respectarea prezentei decizii îi rămâne societății de curierat.
>
> (5) Serviciile oferite de curierii comerciali care furnizează servicii de trimitere electronică a documentelor transmise cu confirmare de primire nu se utilizează pentru informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET.

### Articolul 25 — Pregătirea IUEC pentru a fi transportate prin servicii de curierat comercial

> (1) Atunci când expeditorul pregătește pentru transport trimiteri clasificate, acesta trebuie să aibă în vedere faptul că serviciile de curierat comercial nu pot livra trimiteri de nivel CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET decât destinatarului indicat, unui locțiitor autorizat în mod corespunzător al acestuia, ofițerului de control al registraturii, locțiitorului său autorizat în mod corespunzător ori unui recepționer.
>
> (2) Atunci când aceste informații sunt trimise printr-un serviciu de curierat comercial aprobat, trimiterea trebuie pregătită și ambalată după cum urmează: (a) trimiterea se efectuează folosind un plic amplasat în interiorul altui plic (plicul interior fiind de așa natură încât orice încercare de a-l deschide trebuie să fie evidentă) sau alte ambalaje sigure corespunzătoare; (b) nivelul de clasificare trebuie să fie vizibil în mod clar pe plicul interior sau pe stratul interior al ambalajului; (c) clasificarea nu se indică pe plicul exterior, nici pe stratul exterior al ambalajului; (d) atât pe plicul interior, cât și pe cel exterior, respectiv atât pe stratul interior, cât și pe cel exterior al ambalajului se indică în mod clar numele persoanei din cadrul destinatarului indicat căreia îi este adresată trimiterea, precizându-se, de asemenea, o adresă de retur; (e) în plicul interior, respectiv în stratul interior al ambalajului trebuie introdus un formular de înregistrare a primirii, care trebuie completat de destinatar și returnat. Pe formularul de înregistrare a primirii, care nu este clasificat, se indică numărul de referință, data și numărul exemplarului documentului, dar nu și subiectul; (f) confirmările de primire trebuie amplasate în plicul exterior, respectiv în ambalajul exterior. Pe confirmarea de primire, care nu este clasificată, se indică numărul de referință, data și numărul exemplarului documentului, dar nu și subiectul; (g) serviciul de curierat trebuie să obțină și să îi furnizeze expeditorului dovada livrării trimiterii pe borderoul cu semnăturile de predare și primire sau curierul trebuie să obțină confirmările de primire sau numerele pachetului.
>
> (3) Înainte de a efectua trimiterea, expeditorul trebuie să discute cu destinatarul vizat, pentru a conveni asupra unei date și a unei ore convenabile pentru livrare.
>
> (4) Răspunderea pentru orice trimitere transportată printr-un serviciu de curierat comercial îi revine în întregime expeditorului. În cazul în care trimiterea este pierdută sau nu este livrată la timp, expeditorul raportează acest lucru autorității de securitate a Comisiei, care va investiga incidentul de securitate.

### Articolul 26 — Alte condiții de manipulare specifice

> (1) Trebuie respectate toate condițiile de transport prevăzute într-un acord privind securitatea informațiilor sau într-un acord administrativ. În cazul în care au unele semne de întrebare, membrii personalului se consultă cu registratura de care aparține departamentul lor sau cu Direcția Securitate din cadrul Direcției Generale Resurse Umane și Securitate.
>
> (2) Se poate renunța la cerința privind utilizarea unui ambalaj dublu în cazul informațiilor clasificate care sunt protejate prin produse criptografice aprobate. Cu toate acestea, în scopul indicării destinatarului și, de asemenea, întrucât suportul de stocare amovibil poartă un marcaj de clasificare de securitate explicit, suportul trebuie transportat cel puțin într-un plic obișnuit, putând fi însă necesare măsuri de protecție fizică suplimentare, cum ar fi utilizarea de plicuri cu bule de aer.

### Articolul 27 — Pregătirea unei reuniuni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET

> (1) Reuniunile în cadrul cărora urmează să fie discutate informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIEL sau SECRET UE/EU SECRET nu pot fi organizate decât într-o sală de reuniune care a fost acreditată la nivelul de clasificare respectiv sau la un nivel mai ridicat. În cazul în care nu este disponibilă o astfel de sală, personalul solicită avizul autorității de securitate a Comisiei.
>
> (2) De regulă, ordinea de zi a reuniunii nu ar trebui clasificată. Chiar dacă ordinea de zi a unei reuniuni menționează documente clasificate, nu înseamnă că trebuie automat clasificată. Punctele de pe ordinea de zi trebuie formulate în așa fel încât să se evite periclitarea protecției Uniunii sau a intereselor unuia sau mai multor state membre.
>
> (3) Organizatorii reuniunii le reamintesc participanților că nu poate fi trimisă prin e-mail sau prin alte mijloace care nu au fost acreditate în mod corespunzător în conformitate cu articolul 11 din prezenta decizie nicio observație cu privire la un punct de pe ordinea de zi care este clasificat CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET.
>
> (4) Organizatorii reuniunii încearcă să înscrie punctele CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET în mod consecutiv pe ordinea de zi, pentru a facilita buna funcționare a reuniunii. Numai persoanele în privința cărora s-a stabilit necesitatea de a cunoaște, care dețin o autorizare de securitate de nivelul corespunzător și, în cazul în care este necesar, care au fost autorizate pot fi prezente în timpul discuțiilor referitoare la punctele de pe ordinea de zi care sunt clasificate.
>
> (5) În invitația la reuniune participanții trebuie avertizați că în cadrul acesteia vor fi discutate subiecte clasificate și că se vor aplica măsurile de securitate de rigoare.
>
> (6) Participanților li se reamintește că dispozitivele electronice portabile trebuie lăsate în afara sălii de reuniune în timpul discuțiilor privind punctele de pe ordinea de zi clasificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET.
>
> (7) Înainte de reuniune, organizatorii acesteia pregătesc o listă completă a participanților.

### Articolul 28 — Accesul participanților la o reuniune CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET

> (1) Organizatorii reuniunii informează autoritatea de securitate a Comisiei cu privire la orice vizitatori externi care vor participa la o reuniune CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET la sediul Comisiei.
>
> (2) Participanții vor trebui să dovedească faptul că dețin o autorizare de securitate a personalului de nivelul corespunzător pentru a putea participa la discuțiile privind punctele de pe ordinea de zi clasificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET.

### Articolul 29 — Echipamentele electronice care pot fi utilizate într-o sală de reuniune CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET

> (1) Atunci când sunt transmise informații clasificate, de exemplu cu ocazia unei prezentări care conține informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET ori în cadrul unei videoconferințe, pot fi utilizate numai sistemele informatice acreditate în conformitate cu articolul 11 din prezenta decizie.
>
> (2) Președintele reuniunii se asigură că dispozitivele electronice portabile neautorizate au fost lăsate în afara sălii de reuniune.

### Articolul 30 — Procedurile de urmat în cadrul unei reuniuni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET

> (1) Înainte de a începe discuțiile cu privire la informații clasificate, președintele reuniunii îi informează pe participanți că va trece la modul de desfășurare a reuniunii utilizat în cazul informațiilor clasificate. Ușile trebuie să fie închise.
>
> (2) La începutul discuției, participanților și interpreților, după caz, li se înmânează numai numărul necesar de documente și aceștia semnează de primire.
>
> (3) Documentele CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET nu pot fi lăsate nesupravegheate în timpul pauzelor reuniunii.
>
> (4) La sfârșitul reuniunii, participanților și interpreților li se reamintește să nu lase nesupravegheate în sala de reuniune niciun document clasificat și nicio notiță cu informații clasificate pe care au luat-o în timpul reuniunii. Pentru orice document CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET de care participanții nu mai au nevoie la sfârșitul reuniunii și, în orice caz, pentru toate documentele interpreților se semnează la returnare și acestea se returnează ofițerului de control al registraturii pentru a fi distruse în tocătoare de hârtie adecvate.
>
> (5) În cursul reuniunii se întocmește o listă a participanților și o fișă cu informațiile clasificate comunicate statelor membre și transmise oral țărilor terțe sau organizațiilor internaționale, pentru a fi înregistrate în minuta lucrărilor.

### Articolul 31 — Interpreții și traducătorii

> Au acces la informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET numai interpreții și traducătorii care intră sub incidența Statutului funcționarilor sau al Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene ori care au o legătură contractuală cu Comisia și care dețin autorizarea de securitate și au fost autorizați.

### Articolul 32 — Consimțământul emitentului

> În cazul în care Comisia nu este emitentul informațiilor clasificate a căror divulgare sau partajare este solicitată sau al materialelor-sursă pe care aceste informații le-ar putea conține, departamentul Comisiei care deține informațiile clasificate în cauză solicită, mai întâi, consimțământul scris al emitentului pentru divulgarea acestora. În cazul în care emitentul nu poate fi identificat, controlul aferent emitentului este exercitat de departamentul Comisiei care deține informațiile clasificate în cauză.

### Articolul 33 — Schimbul de informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET cu alte entități ale Uniunii

> (1) Informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET se comunică altei instituții sau agenții, altui organ sau oficiu al Uniunii numai dacă destinatarul are o necesitate de a cunoaște și entitatea în cauză are un acord juridic corespunzător cu Comisia.
>
> (2) În cadrul Comisiei, registratura IUEC gestionată de Secretariatul General constituie, de regulă, principalul punct de intrare și de ieșire pentru schimburile de informații clasificate efectuate cu alte instituții, agenții, organe și oficii ale Uniunii. Autoritatea de securitate a Comisiei trebuie consultată atunci când există motive de securitate, organizaționale sau operaționale pentru a considera că este mai adecvat ca punctul de intrare și de ieșire în ceea ce privește aspectele ce țin de domeniile de competență ale departamentului în cauză să fie registraturile IUEC locale.

### Articolul 34 — Schimbul de informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET cu statele membre

> (1) Informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET pot fi comunicate statelor membre dacă destinatarul are o necesitate de a cunoaște și deține autorizarea de securitate.
>
> (2) Informațiilor clasificate ale statelor membre care poartă un marcaj de clasificare național echivalent (10) și care au fost furnizate Comisiei li se acordă același nivel de protecție ca informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET.

### Articolul 35 — Schimbul de informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET cu țările terțe și organizațiile internaționale

> (1) Informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET sunt comunicate unei țări terțe sau unei organizații internaționale numai în cazul în care destinatarul prezintă necesitatea de a cunoaște, iar țara sau organizația internațională în cauză are un cadru juridic sau administrativ adecvat, de exemplu un acord privind securitatea informațiilor sau un acord administrativ cu Comisia. Dispozițiile unui astfel de acord prevalează asupra dispozițiilor prezentei decizii.
>
> (2) Registratura IUEC gestionată de Secretariatul General acționează, de regulă, ca principal punct de intrare și de ieșire pentru toate schimburile de informații clasificate CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET între Comisie, pe de o parte, și țările terțe și organizațiile internaționale, pe de alta. Autoritatea de securitate a Comisiei trebuie consultată atunci când există motive de securitate, organizaționale sau operaționale pentru a considera că este mai adecvat ca punctul de intrare și de ieșire în ceea ce privește aspectele ce țin de domeniile de competență ale departamentului în cauză să fie registraturile IUEC locale.
>
> (3) Toate informațiile clasificate primite de la o țară terță sau de la o organizație internațională trebuie înregistrate, din motive de securitate. Prin urmare, membrii personalului contactează registratura în cazul în care primesc informații clasificate altfel decât prin circuitul obișnuit care trece pe la registratură.
>
> (4) Pentru a asigura trasabilitatea, informațiile CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET trebuie înregistrate: — atunci când sosesc la o entitate organizațională sau când pleacă de la aceasta; și — atunci când sosesc la un SIC sau când pleacă de la acesta.
>
> (5) Înregistrarea se poate efectua pe hârtie sau în registre electronice.
>
> (6) Procedurile de înregistrare a informațiilor clasificate gestionate în cadrul unui SIC acreditat pot fi efectuate de procesele din cadrul SIC. În acest caz, SIC trebuie să includă măsuri de garantare a integrității înregistrărilor din registre.
>
> (7) Informațiilor clasificate primite de la țări terțe sau de la organizații internaționale li se acordă un nivel de protecție echivalent IUEC care poartă marcajul de clasificare echivalent, astfel cum este prevăzut în acordul privind securitatea informațiilor sau în acordul administrativ aferent.

### Articolul 36 — Comunicarea excepțională ad-hoc a informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET

> (1) Atunci când Comisia sau unul dintre departamentele acesteia stabilește că este nevoie în mod excepțional să se comunice informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET unei țări terțe, unei organizații internaționale sau unei entități din UE cu care nu s-a încheiat un acord privind securitatea informațiilor sau un acord administrativ, se urmează procedura de comunicare excepțională ad-hoc a informațiilor.
>
> (2) Departamentele Comisiei contactează autoritatea de securitate a Comisiei, care consultă Grupul de experți pe probleme de securitate al Comisiei.
>
> (3) După consultarea Grupului de experți pe probleme de securitate al Comisiei, Comisia poate autoriza comunicarea informațiilor în cauză, pe baza unei propuneri din partea membrului Comisiei responsabil cu problemele de securitate.

### Articolul 37 — Când trebuie redus nivelul de clasificare al informațiilor, respectiv când trebuie declasificate informațiile

> (1) Informațiile rămân clasificate numai atât timp cât necesită protecție. Prin „reducere a nivelului de clasificare” se înțelege atribuirea unui nivel de clasificare inferior. Prin „declasificare” se înțelege faptul că informațiile nu mai sunt considerate clasificate. La elaborarea IUEC, emitentul indică, atunci când acest lucru este posibil, dacă poate fi redus nivelul de clasificare al informațiilor UE clasificate sau dacă acestea pot fi declasificate la o anumită dată sau în urma unui anumit eveniment. În caz contrar, emitentul examinează informațiile și evaluează riscurile cel puțin o dată la cinci ani, pentru a stabili dacă nivelul inițial de clasificare mai este adecvat.
>
> (2) Documentele Comisiei pot fi, de asemenea, declasificate sau li se poate reduce nivelul de clasificare în mod ad-hoc, de exemplu în urma unei cereri de acces din partea publicului.

### Articolul 38 — Responsabilitatea pentru reducerea nivelului de clasificare al informațiilor și pentru declasificarea acestora

> (1) Nu se poate reduce nivelul de clasificare al informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET și acestea nu pot fi declasificate fără permisiunea emitentului.
>
> (2) Departamentul Comisiei care elaborează un document clasificat are responsabilitatea de a decide dacă nivelul de clasificare al acestuia poate fi redus sau dacă documentul respectiv poate fi declasificat. În cadrul Comisiei, în cazul tuturor cererilor de reducere a nivelului de clasificare și de declasificare trebuie consultat șeful de unitate sau directorul departamentului emitent. Dacă departamentul respectiv a compilat informații clasificate din mai multe surse, acesta solicită mai întâi consimțământul tuturor părților care au furnizat materiale-sursă, inclusiv al părților din statele membre, din cadrul altor organisme ale UE, din țări terțe sau din cadrul organizațiilor internaționale.
>
> (3) Atunci când departamentul emitent din cadrul Comisiei a fost desființat, iar responsabilitățile sale au fost preluate de către alt serviciu, decizia privind reducerea nivelului de clasificare sau privind declasificarea se ia de către acest serviciu. Atunci când departamentul emitent din cadrul Comisiei a fost desființat, dar responsabilitățile sale nu au fost preluate de către alt serviciu, decizia privind reducerea nivelului de clasificare sau privind declasificarea se ia de către șefii de unitate sau de către directorii direcțiilor generale care au primit documentul.
>
> (4) Departamentul responsabil cu reducerea nivelului de clasificare sau cu declasificarea colaborează cu registratura de care aparține în ceea ce privește modalitățile practice de reducere a nivelului de clasificare sau de declasificare.

### Articolul 39 — Informațiile sensibile neclasificate

> Atunci când, în urma analizării unui document, se decide declasificarea acestuia, se examinează necesitatea ca documentul să poarte marcajul de distribuție pentru informațiile sensibile neclasificate, în sensul articolului 9 din Decizia (UE, Euratom) 2015/443.

### Articolul 40 — Cum trebuie indicat faptul că a fost redus nivelul de clasificare al unui document sau că un document a fost declasificat

> (1) Marcajul de clasificare inițial din partea de sus și de jos a fiecărei pagini se taie în mod vizibil (nu se elimină), folosind funcția „barat” pentru documentele în format electronic sau se taie manual pentru documentele pe suport de hârtie.
>
> (2) Prima pagină (pagina de gardă) se ștampilează cu marcajul „nivel de clasificare redus” sau „declasificat” și pe aceasta se adaugă informațiile privind autoritatea responsabilă cu reducerea nivelului de clasificare sau cu declasificarea și data aferentă.
>
> (3) Destinatarii inițiali ai informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET sunt informați cu privire la reducerea nivelului de clasificare sau la declasificare. Destinatarii inițiali au responsabilitatea de a informa orice destinatari ulteriori cărora le-au trimis sau le-au copiat informațiile originale CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET.
>
> (4) Serviciul pentru arhive istorice al Uniunii Europene este informat cu privire la toate deciziile de declasificare luate.
>
> (5) Toate traducerile informațiilor clasificate sunt supuse acelorași proceduri de reducere a nivelului de clasificare sau de declasificare ca și versiunea lingvistică originală.

### Articolul 41 — Reducerea parțială a nivelului de clasificare sau declasificarea parțială a informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET

> (1) Este posibilă și reducerea parțială a nivelului de clasificare sau declasificarea parțială (de exemplu, anexe, unele paragrafe). Procedura este identică cu cea utilizată în cazul reducerii nivelului de clasificare sau al declasificării întregului document.
>
> (2) În urma unei declasificări parțiale (operațiune denumită „sanitizare”) a informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET, se elaborează un extras declasificat.
>
> (3) Părțile care rămân clasificate se înlocuiesc cu textul: PARTE CARE NU SE DECLASIFICĂ fie în corpul textului, dacă partea care rămâne clasificată face parte dintr-un paragraf, fie ca paragraf, dacă partea care rămâne clasificată este un anumit paragraf sau mai mult de un paragraf.
>
> (4) În cazul în care o întreagă anexă nu poate fi declasificată și, prin urmare, nu este inclusă în extras, se precizează acest lucru în text.

### Articolul 42 — Procedura obișnuită de distrugere și ștergere a informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET

> (1) Comisia nu trebuie să strângă cantități mari de informații clasificate.
>
> (2) Departamentele emitente analizează cel puțin o dată la cinci ani dacă documentele în cauză pot fi distruse sau șterse. O astfel de reexaminare se desfășoară la intervale regulate atât pentru informațiile pe suport de hârtie, cât și pentru informațiile stocate în SIC.
>
> (3) Membrii personalului nu trebuie să distrugă niciun exemplar tipărit al documentelor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET de care nu mai au nevoie, ci să îi solicite ofițerului de control al registraturii să distrugă documentele respective, cu excepția cazului în care documentul original trebuie arhivat.
>
> (4) Membrii personalului nu sunt obligați să informeze emitentul dacă șterg copii ale documentelor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET.
>
> (5) Materialele aflate în faza de proiect care conțin informații clasificate fac obiectul acelorași metode de eliminare ca și documentele clasificate finalizate.
>
> (6) Pentru distrugerea informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET se utilizează doar tocătoarele de hârtie aprobate. Pentru distrugerea documentelor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sunt adecvate tocătoarele de hârtie DIN 66399 de nivelul 5. Pentru distrugerea documentelor SECRET UE/EU SECRET sunt adecvate tocătoarele de hârtie DIN 66399 de nivelul 6.
>
> (7) Hârtia tocată rezultată în urma utilizării tocătoarelor de hârtie aprobate poate fi eliminată ca deșeuri de birou obișnuite.
>
> (8) Ofițerul de control al registraturii creează certificatele de distrugere și actualizează în mod corespunzător registrele cu evidențe și celelalte informații de înregistrare.
>
> (9) Toate suporturile și dispozitivele care conțin informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET sunt sanitizate corespunzător atunci când ajung la sfârșitul ciclului lor de viață. Datele electronice se distrug sau se șterg din resursele de tehnologie a informațiilor și de pe suporturile de stocare aferente într-un mod care să ofere o asigurare rezonabilă că informațiile nu pot fi recuperate. Prin sanitizare se elimină datele de pe dispozitivul de stocare și, de asemenea, se elimină toate etichetările, marcajele și evidențele activităților.
>
> (10) Suporturile informatice de stocare se predau ofițerului local de securitate sau responsabilului local cu securitatea informatică și/sau ofițerului de control al registraturii, pentru a le distruge și elimina.

### Articolul 43 — Evacuarea și distrugerea informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET în situațiile de urgență

> (1) Șeful de departament elaborează, aprobă și, dacă este necesar, activează planurile de evacuare și distrugere de urgență pentru salvgardarea IUEC în privința cărora există un risc semnificativ de a ajunge în mâinile unor persoane neautorizate în timpul unei crize. În ordinea priorității și în funcție de natura situației de urgență, se are în vedere: (1) mutarea IUEC într-un loc sigur alternativ; atunci când este posibil, într-o zonă securizată din aceeași clădire; (2) evacuarea IUEC într-un loc sigur alternativ; atunci când este posibil, într-o zonă securizată dintr-o altă clădire, de preferință o clădire a Comisiei; (3) distrugerea IUEC, utilizând, atunci când este posibil, mijloacele de distrugere aprobate.
>
> (2) Atunci când se activează planurile de urgență, se acordă prioritate mutării sau distrugerii mai întâi a informațiilor SECRET UE/EU SECRET și mai apoi a informațiilor CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL.
>
> (3) Detaliile operaționale ale planurilor de evacuare și distrugere de urgență sunt clasificate ele însele ca RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Se păstrează un exemplar din acestea în fiecare seif în care sunt păstrate informații CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL sau SECRET UE/EU SECRET, astfel încât să fie accesibile în caz de urgență.

### Articolul 44 — Arhivarea

> (1) Deciziile privind arhivarea și momentul arhivării, precum și privind măsurile practice necesare sunt adoptate în conformitate cu politica Comisiei referitoare la gestionarea documentelor.
>
> (2) Documentele CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL și SECRET UE/EU SECRET nu se trimit Serviciului pentru arhive istorice al Uniunii Europene din Florența.

### Articolul 45 — Transparența

> Prezenta decizie se aduce la cunoștința personalului Comisiei și a tuturor persoanelor cărora li se aplică și se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

### Articolul 46 — Intrarea în vigoare

> Prezenta decizie intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.